Do działu księgowości każdego dnia trafiają faktury, wyciągi bankowe, rachunki i dokumenty podatkowe. Większość z nich musi być przechowywana przez 5 lat i to w taki sposób, aby zabezpieczyć dane finansowe. Sprawdź, gdzie i jak należy archiwizować dokumenty księgowe.
Na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych?
Każdy dokument, który znajduje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych, potwierdza przeprowadzoną operację gospodarczą lub wpływa na kwestie podatkowe, należy do kategorii akt księgowych. Ich przechowywanie na ogół trwa 5 lat, jednak biorąc pod uwagę sposób, w jaki liczymy ten okres (od końca roku rozliczeniowego), często mówimy o terminie nawet 6-letnim.
Przechowywanie dokumentów księgowych, o którym więcej informacji znajdziesz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/, polega na umieszczeniu ich w odpowiednio opisanych teczkach, przechowywaniu w zabezpieczonym miejscu, a następnie w archiwum, gdy dokumenty te przestają być już potrzebne w bieżących procesach firmowych. Zaleca się archiwizację w zamykanych na klucz szafach, dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa. Wiele firm w tym zakresie decyduje się na skorzystanie ze wsparcia profesjonalnych podmiotów. To zdecydowanie usprawnia zarządzanie dokumentacją firmową.
Należy pamiętać, że bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej to takie, dzięki któremu dane chronione są jak najmniej narażone na wyciek.
Archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych
Obecnie dokumenty księgowe coraz częściej mają formę elektroniczną. W ten sposób prowadzi się księgi rachunkowe, przekazuje deklaracje podatkowe czy dokumenty sprzedaży. Przepisy nie wymagają ich drukowania, jednak w dalszym ciągu nakazują zachowanie zasad bezpieczeństwa w procesie archiwizacji. Przechowywanie dokumentów elektronicznych wymaga więc zastosowania odpowiednich szyfrów i haseł, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony danych.
Wiele firm korzysta w tym zakresie ze wsparcia zewnętrznego. Wszystko, co warto o nim wiedzieć, znajdziesz na stronie https://www.rhenus-office.pl/.
Jakkolwiek nie byłyby przechowywane dokumenty Twojej firmy (w wersji papierowej czy cyfrowej), muszą pozostać one bezpieczne. Korzystając w tym celu z pomocy firmy zewnętrznej, masz tego gwarancję. Dodatkowo oszczędzasz czas i możesz skupić się na rozwijaniu własnego biznesu,
